دليل مسؤول الامتثال

أهلًا بك. بصفتك مسؤول امتثال، أنت المسؤول عن الأجزاء من عملية التعيين التي سيسأل عنها الجهة المانحة لاحقًا: إقرارات الحماية من الاستغلال والإيذاء الجنسي وحماية الطفل، والتحقق من الجهات المرجعية، وسجل التدقيق الذي يربط بينها. مهمتك أن تجعل كل تعيين قابلًا للدفاع عنه — أن تسجّل الأدلة، بوضوح وفي مكان واحد، بحيث إذا راجع أحدهم العملية بعد أشهر، تبقى متماسكة.

أمر واحد ينبغي أن يكون واضحًا منذ البداية: أنت تُسجّل الأدلة؛ الموارد البشرية هي التي تُتمّ التعيين. يمكنك الاطّلاع على طلبات التقديم لأي وظيفة وفتح لوحة الامتثال الخاصة بأي مرشّح، لكنك لا تقوم بفرز المرشحين ولا تضغط الزر الذي يجعل التعيين نهائيًا. هذا الفصل متعمَّد — فهو ما يبقي الامتثال مستقلًا عن قرار التوظيف، وهو بالضبط نوع الفصل بين المهام الذي تتوقعه الجهة المانحة. هذا الدليل يغطّي مساحتك ويوضّح بصراحة أين يقع الخط الفاصل.

لا تُظهر لك HeadHunter سوى الإجراءات التي يسمح بها دورك، لذا لن ترى أزرارًا لعمل ليس من اختصاصك — لا "القائمة المختصرة"، ولا "رفض"، ولا "إتمام التعيين". هذا أمر مقصود، ويُبقي شاشتك مركّزة على التوثيق.

قواعد قليلة تسري في كل مكان

• الواجهة ثنائية اللغة (الإنجليزية / العربية) وتدعم الاتجاه من اليمين إلى اليسار. يمكنك تبديل اللغة في أي وقت؛ وتحتفظ المنصة بموضعك. تُعرض التواريخ بصيغة YYYY-MM-DD.
• السجلّات مُوثّقة في سجل التدقيق، لا تُحذف بصمت. كل ما تسجّله — إقرار، جهة مرجعية، تغيير في الحالة — يترك أثرًا صادقًا ومُوقّتًا يحمل اسمك. هذا الأثر هو المنتج هنا؛ تعامل معه بوصفه الوثيقة التي ستُعرض على الجهة المانحة.
• التقييم شفّاف قابل للتفسير، وليس صندوقًا مغلقًا. لن تقوم بتقييم أحد، لكنك سترى أن الترتيب الذي استند إليه التعيين مدعوم بالدليل من السيرة الذاتية — جزء من القابلية نفسها للدفاع التي يكمّلها عملك.
• لا مشاركة بيانات بين المنظمات دون موافقة صريحة من المرشّح. الأدلة التي تسجّلها تبقى داخل سجل التعيين الخاص بمنظمتك.

تسجيل الدخول وإيجاد طريقك

سجّل الدخول ببريدك الإلكتروني وكلمة المرور من صفحة تسجيل الدخول (إذا كانت منظمتك تستخدم التحقق بخطوتين، ستُدخل أيضًا رمزًا لمرة واحدة). في المرة الأولى، سيُطلب منك تعيين كلمة مرور خاصة بك. إعدادات حسابك — حسابك ← كلمة المرور وحسابك ← الأمان، حيث يمكنك تفعيل التحقق بخطوتين — مُتاحة لك لإدارتها. في أسفل الشريط الجانبي ستجد دليل المستخدم (هذه الصفحة)، ومبدّل اللغة، وتسجيل الخروج.

لوحة عملك — الأدلة التي لا تزال مستحقّة

عند تسجيل الدخول تُنقل إلى لوحة العمل الخاصة بك، المؤطَّرة حول الرقم الذي يحدّد عملك: كم عدد التعيينات الجارية التي لا تزال بانتظار اعتماد الامتثال — تلك التي لم تكتمل إقراراتها أو جهاتها المرجعية بعد. هذا العنوان الرئيسي هو قائمة عملك.

أسفله، يقسّم ما الذي يحتاج إليك الآن تلك القائمة إلى الأدلة المحدّدة التي لا تزال مستحقّة، كل منها في بطاقة تحمل عددًا دقيقًا ينقلك مباشرة إلى لوحة الامتثال المعنية:

• التحقق من الجهات المرجعية التي لا تزال بانتظار رد — طلبات أرسلتها ولم ترد إليك إجابة عنها.
• التحقق من الجهات المرجعية المتأخّرة — الجزء الذي ينتظر منذ أكثر من أسبوع، وهو الذيل الذي يستحق المتابعة.
• تعيينات ينقصها إقرار مطلوب — تعيين في مرحلة العرض لا يزال في قائمة الإقرارات الخاصة به عنصر مطلوب مفتوح. هذه هي البوّابة: لا يمكن للموارد البشرية إتمام التعيين حتى تُغلق.

قد ترى أيضًا تنبيهًا بشأن وظائف توشك على الإغلاق خلال أسبوع — وهذا للاطّلاع فقط، حتى تعرف أي الوظائف تتجه نحو قرار. لا يظهر إلا العمل الخاص بك؛ وحين تكتمل كل الأدلة، سترى عبارة هادئة تقول "أنجزت كل ما يلزم". كل ما في هذه القائمة للاطّلاع فقط فيما يخص جانب المرشّحين — فأنت لا تدير حسابات المرشّحين ولا اللوحة العامة أبدًا؛ أنت توثّق التعيين.

يوم عملك: تسجيل أدلة الامتثال لتعيين ما

إيجاد المرشّح وفتح لوحة الامتثال الخاصة به

يمكنك الاطّلاع على وظائف منظمتك والمتقدّمين إليها — بما يكفي للتنقّل، لا للفرز. افتح وظيفة، وابحث عن المرشّح الجاري السير به نحو التعيين، وافتح لوحة الامتثال الخاصة به. هذه هي مساحتك الرئيسية: كل ما تقوم به يعيش هنا، لكل مرشّح، ولكل وظيفة.

تذكر اللوحة اسم المرشّح والوظيفة والحالة الراهنة لطلب التقديم في الأعلى، حتى تعرف دائمًا بالضبط أي تعيين توثّقه.

العمل على قائمة الإقرارات — بوّابة التعيين

البطاقة الأولى هي قائمة الإقرارات: إقرارات الحماية من الاستغلال والإيذاء الجنسي وحماية الطفل التي يجب على التعيين اجتيازها. يوضّح كل عنصر ما يغطّيه وما إذا كان مطلوبًا. ولكل عنصر تسجّل حالة:

• إقرار — الإقرار مستوفى. يمكنك إرفاق سطر قصير من الدليل (ملاحظة، مرجع، مكان وجود النموذج الموقَّع) بجانبه.
• إعفاء — الإقرار لا ينطبق على هذا التعيين، ويُسجَّل عن قصد بدلًا من تركه فارغًا.

تُظهر شارة في الرأس بلمحة سريعة ما إذا كانت القائمة مكتملة أو كم عنصرًا لا يزال معلّقًا. هذه القائمة هي البوّابة: لا يمكن للموارد البشرية إتمام التعيين حتى تُسجَّل الإقرارات المطلوبة. لهذا يهمّ عملك هنا — فأنت لا تنجز أعمالًا ورقية بعد القرار، بل تُفسح الطريق الذي يجعل اتخاذ القرار ممكنًا أصلًا. كل إقرار يختم اسمك والوقت، بحيث يُظهر السجل من أقرّ بماذا، ومتى.

تسجيل التحقق من الجهات المرجعية

البطاقة الثانية هي التحقق من الجهات المرجعية. أضف جهة مرجعية بالاسم (وبيانات تواصل إن توفّرت)، وتسجّل HeadHunter الطلب. عندما تضيف جهة مرجعية، ترسل المنصة نيابة عنك رسالة طلب على أساس أفضل جهد — وهي مجاملة، لا ضمان بأنها ستُجاب. ومع ورود الردود، حدّث حالة كل جهة مرجعية:

• مطلوبة — طُلبت، وبانتظار رد (الحالة الابتدائية).
• وردت — عادت الجهة المرجعية بردّها؛ أضف ملاحظاتك حول ما قالته.
• رُفضت/تعذّرت — الجهة المرجعية لن أو لا يمكنها الرد.

تحمل كل جهة مرجعية تاريخي الطلب والورود، بحيث يوثّق الجدول الزمني نفسه بنفسه. سجّل ما سمعته فعلًا، بكلمات الجهة المرجعية نفسها حين يكون ذلك مهمًا — فهذا دليل، لا ملخّص تريد الدفاع عنه بشكل غير دقيق.

أين ينتهي دورك

بمجرد اكتمال الإقرارات وتسجيل الجهات المرجعية، ينتهي عملك أنت على ذلك المرشّح. لا يظهر إجراء إتمام التعيين على لوحتك — فهو يخصّ مدير الموارد البشرية، الذي يؤكّد التعيين متى ما اكتملت أدلتك. إن كنت تبحث عن زر "تعيين" ولا تجده، فلا شيء معطوب: هذا القرار يقع على عاتق الموارد البشرية بتصميم مقصود، مستندًا إلى السجل الذي بنيته.

سجل التدقيق: الاطّلاع والتصدير

بخلاف التعيينات الفردية، يمكنك الاطّلاع على سجل التدقيق الخاص بالمنظمة كاملة — السجل الزمني الصادق لما حدث عبر المنصة: من فعل ماذا، وعلى أي سجل، ومتى. افتح سجل التدقيق من الشريط الجانبي.

• صفِّ السجل بحسب الإجراء، وبحسب نطاق تاريخ من / إلى، لتضييقه إلى الفترة أو النشاط الذي تسأل عنه مراجعة ما.
• صدّر إلى CSV لتسليم الأثر كملف إلى جهة مانحة أو مدقّق. يحمل التصدير الفلاتر نفسها الموجودة في عرضك الحالي (الإجراء، نطاق التاريخ) لكن المجموعة المُصفّاة كاملة، لا الصفحة التي تنظر إليها فقط — بحيث يكون ما تصدّره تمامًا ما صفّيته.

سترى هنا أيضًا إعداد مدة الاحتفاظ بسجل التدقيق الخاص بالمنظمة، لكن كقيمة للقراءة فقط — فمدة الاحتفاظ بالسجلات يحدّدها مدير المنظمة، لا أنت. أنت تقرأ الأثر وتصدّره؛ ولا تضبط سياسته.

ما يقع ضمن مسؤولية أدوار أخرى

حتى لا تبحث أبدًا عن زر غير موجود، إليك ما هو خارج دورك عن قصد — ومن يملكه:

• فرز المرشحين وبناء القائمة المختصرة — أخصائي التوظيف ومدير الموارد البشرية. يمكنك الاطّلاع على المتقدّمين للتنقّل إلى لوحة الامتثال الخاصة بهم، لكن الترتيب والتقديم والإدراج في القائمة المختصرة ليست من اختصاصك.
• إتمام التعيين — مدير الموارد البشرية. الإقرارات التي تسجّلها هي البوّابة؛ أما الضغط على الزر النهائي فقراره هو.
• إرسال الردود ورسائل الاعتذار للمرشحين — مدير الموارد البشرية، عبر مسار التواصل.
• ضبط سياسة الاحتفاظ بسجل التدقيق، والفوترة، والمستخدمين، وتفعيل الذكاء الاصطناعي — مدير المنظمة (راجع دليل مدير المنظمة).

لا شيء من هذا يمثّل قيدًا على عملك — بل هو الفصل الذي يجعل التعيين بأكمله قابلًا للدفاع عنه. جزؤك هو الدليل الذي يُقاس به كل شيء آخر.

مرجع سريع

شاشتك مركّزة على هدف واحد: إغلاق الإقرارات، وتسجيل الجهات المرجعية، وإبقاء الأثر قابلًا للتصدير. افعل ذلك جيدًا وسيصمد كل تعيين تجريه منظمتك أمام أدقّ نظرة تريد الجهة المانحة إلقاءها عليه.